3.3原则之三：分清工作的轻重缓急

请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？

1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

3、先做容易的做，然后再做难做的事。

4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。

6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。

7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

8、先做别人的事，然后再做自己的事。

9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。

10、先做有趣的事，再做枯燥的事。

11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

13、先做已发生的事，后做未发生的事。

以上的各种行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些应该先着手处理，哪些可以拖后处理，哪些甚至不予处理？一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循上面的判断规则。可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说，所有的主管都承认（包括我们业务工作人员），业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话，则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”，更不会把它视为“今天必须做的事”，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理“紧急事件”，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。经过一番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告提前准备好！但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯，否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“波特的故事”吗？波特的问题恐怕就在于此。

因此，我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。提请注意：虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。

我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：

第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。

第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。

第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

请思考下面的问题：

你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？

这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下：

1、改善人际关系。

2、改善事先准备工作。

3、更周详地规划与组织。

4、善待自己。

5、抓住机会。

5、充实自我。

6、增进能力。

这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？

大家好！我们已经学习了时间管理的原则系列之一和之二，现在给大家做一测试，看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。

急迫性指数测验

选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）

1、我在压力之下表现最好。（）

2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）

3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）

4、我休息时会觉得不安。（）

5、我似乎永远在赶时间。（）

6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）

7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）

8、我在做一件事时常会想到另一件事。（）

9、我处理危机时表现最好。（）

10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）

11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）

12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。（）

13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）

14、我常边工作边吃饭。（）

15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）

16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）

“A”总数：“B”总数：“C”总数：总得分：

（A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。